<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=548425&amp;fmt=gif">

Stratiteqs Blogg

close
Av Per Malmsten
den 13 maj 2019

Så snart flera personer jobbar i samma system blir det snabbt stökigt. Stökigast av alla system brukar vara CRM-systemet. Det är också en stor anledning till att CRM-system inte används som tänkt. Det kan låta banalt men regelbunden städning är a och o för att få full utväxling av CRM-systemet och inte missa affärer. Här ger vi våra tips på hur du kan skapa ordning och reda i systemet. 

fog-foggy-jetty-1406-1

För den som sällan eller aldrig jobbar i ett CRM-system kan det vara svårt att föreställa sig hur stökigt det kan vara. Det kan finns dubbletter för samma kund, fast angivna på lite olika sätt så att det är oklart vilken som är den senaste informationen. Det kan finnas gamla kunder som har lagt ner verksamheten, data som är felaktig eller data som saknas. En dålig överlämning från en tidigare säljare förvärrar situationen ytterligare.

Säljare är inte alltid så praktiskt lagda. Om något är oklart kan säljaren hoppa över den kunden och prova med någon annan. Och om säljaren ska avsätta tid för att få ordning på datan så tar det värdefull säljtid – vilket ingen säljare vill offra. Problemen kan dessutom ha orsakats av en tidigare säljare vilket i praktiken innebär att det blir en bestraffning att städa efter den tidigare säljaren.

Risk för fel prioriteringar och missade affärer

När det är kaos vill man inte jobba i systemet och ju längre tiden går desto värre blir det. Många säljare börjar skapa sina egna sidosystem för att själva hålla ordning på sitt. När den här negativa spiralen väl har startat blir det som ett moment 22. När datan i CRM-systemet har låg kvalité har ingen nytta av det och slutar att använda det, med resultatet att datan i CRM-systemet blir ännu sämre. Det blir svårare att samverka runt kunden och risken är stor att företaget missar affärer i all röra. Eller att prioriteringarna blir fel för att säljarna fokuserar på fel opportunities när informationen i systemet inte är korrekt.

Samma utmaning oavsett om CRM-systemet är nytt eller gammalt

Problem med datakvalité brukar ställas på sin spets när man implementerar ett nytt CRM-system, men ett CRM-system blir aldrig bättre än datan som finns i det. Ett nytt system i sig kommer inte att trolla bort problemen. Behöver du verkligen ett nytt CRM-system eller bara en revitalisering av ditt befintliga system? Ta hjälp med att komma fram till svaret via vårt tidigare blogginlägg Därför ska du inte köpa ett CRM-system.  Oavsett om man sitter med ett nytt eller ett befintligt system så behövs det rutiner för att hålla rent och snyggt. Precis som hemma. Så här kan du tag i surdegen och få ordning:

1. Storstäda

För ett tag sedan hade vi på Stratiteq storstädning i vårt CRM-system.

Vi slängde närmare hälften av all data som vi hade i systemet.
Det är inte ovanligt att så mycket data behöver slängas
.

Så här kan du organisera storstädningen:

  • Utse en städansvarig.
  • Bestäm hur storstädningen ska gå till. Till exempel kan alla medarbetare få till uppgift att städa en halvtimme per vecka under ett par månader. En annan metod är att hyra in personal, till exempel ett par studenter, som får rensa i systemet.
  • Den städansvarige ansvarar för att datan i CRM-systemet ska hålla en viss nivå. Till exempel att alla kontakter ska ha telefonnummer och adress eller att kunder och prospekt som ni inte har haft kontakt med på till exempel tre år ska rensas bort.

2. Ta fram rutiner för att hålla rent och snyggt

Även om systemet kan behöva storstädas då och då behövs rutiner så att stöket kan hållas på så låg nivå som möjligt. Många säljare jobbar ute på fältet och har inte alltid tid att fylla i alla kontaktuppgifter eller övrig information på stående fot. Inför därför regelbunden obligatorisk städning, till exempel att alla säljare ska städa en halvtimme varje fredag och snygga till de kunduppgifter som de la in under veckan. Många nya CRM-system hjälper säljare och andra som jobbar i systemet att fylla i och fylla i rätt, genom felmarkeringar, varningar och påminnelser när information fylls i fel eller saknas.

3. Vem ansvarar för CRM-systemet?

Stök i system, både CRM-system och andra system, beror ofta på att man inte har varit tydlig med vem som är ägare och förvaltare av systemet internt. Då blir det heller ingen som tar ansvar för att systemet är rent och snyggt. CRM-systemet bör inte ägas av IT-avdelningen utan av någon inom säljorganisationen. Vem ansvarar för CRM-systemet hos er?

Lycka till!

 

Relaterade blogginlägg:

Sales | 3 minuter att läsa

Lägg undan megafonen och skapa Buyer Personas

På senare år har vårt köpbeteende ändrats i grunden. Det har gett upphov till nya sätt att arbeta med marknadsföring sås...

Sales | 3 minuter att läsa

Samarbete på tvären - alla till alla

I några av bloggposterna i vår serie har vi pekat på möjligheterna som kan frigöras om alla som är en del av säljprocess...

Sales | 3 minuter att läsa

Kunden ÄR den enda säljaren

Vad är det som slutligen stänger en affär? Är det de sista två procenten i rabatt eller är det att du slängde in fria up...