<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=548425&amp;fmt=gif">

Stratiteqs Blogg

close
Av Stefan Hult
den 23 januari 2019

Vi får aldrig nog med information och tycker själva att vi alltid ger mängder med information. Tricket är att få den producerade informationen att hitta fram till rätt konsument! Moderna samarbetsverktyg och enkla regler för hur informationen ska hanteras är möjliggörarna.

Alla pratar om samarbete men vilka är med i klubben?

Samarbete sker enklast inom en organisations olika avdelningar. Så fort vi ska börja samarbeta mellan olika funktioner börjar det bli lite knepigare. Var ska vi lägga informationen och vilken åtkomst ska gälla? Den nya trenden är ju dessutom att på ett enkelt sätt kunna samarbeta även med kunder och partners vilket gör utmaningen ännu större.

Tanken med ”klubb” är inte så dum – För att skapa en säker informationshantering gäller det att ha en enkel rättighetsstruktur. Grundregeln vid samarbete bör vara att samma rättigheter gäller för samtliga medlemmar i gruppen. Då blir det lätt att veta vem som har åtkomst och vilken information som kan hanteras ”i klubben”. Det är exakt den här rättighetsmodellen som gäller för Microsoft samarbetsplattform Teams.

Stratiteq_Samarbete

Vilken information behöver vi samarbeta kring?

När vi tänker på samarbete tänker vi oftast på samarbete kring dokument. Men möjligheterna stannar inte där. Grundläggande uppgiftshantering är idag en standardfunktionalitet. Det här betyder att alla uppgifter som det gemensamma teamet ska genomföra kan hanteras på ett ställe.  

 

"Hur ofta har du inte skrollat genom hundratals mail efter svaret på just den där frågan du ställde till någon teammedlem?"

 

Nästa informationskomponent handlar om dialogen mellan teammedlemmarna (läs gärna mer om människoperspektivet i processerna i vårt blogginlägg Samarbete på tvären - alla till alla. Lösningen på detta problem är chatt som gör det möjligt att dynamiskt diskutera inom gruppen och t.ex. ha en aktiv dialog kring ett dokument.

Vilka drivkrafter får teamet att samarbeta?

Att få alla i teamet att samarbeta är som du vet superlätt. Bara skicka ut ett mail på måndag morgon och meddela att från och med nu är det samarbetsverktyget som gäller! Det funkar alltid, eller...?

Nej, sanningen är att förändring av arbetssätt är bland det svåraste man kan försöka sig på. För att skapa förändring måste vi vara lite kluriga och använda de faktiska drivkrafter som gör att människor ändrar beteende. Exempel på drivkrafter är avundsjuka, nyfikenhet, karriärmöjligheter och lathet! Kanske inte de områden vi är mest stolta över men det fungerar garanterat. Låt mig förklara:

AvundsjukaDet här är en stark drivkraft och för att locka fram den väljer vi först ut en mindre grupp deltagare till teamet. Den utvalda gruppen översköljs av resurser, utbildning och information som bara är tillgänglig för teammedlemmarna. Ryktet börjar snart sprida sig om att några utvalda gör något väldigt häftigt som inte alla är inbjudna till. Detaljen att alla så klart kommer att bjudas in inom kort när den mindre gruppen har löst barnsjukdomarna nämner vi inte. Funkar varje gång!

Nyfikenhet – Inom alla organisationer finns vissa personer som är naturligt nyfikna och som gärna provar nya tjänster eller kommer med förslag på nya sätt att få jobbet gjort. Det gäller att tidigt identifiera dessa ”early adopters” eftersom de ofta har tålamod och även ses som informella ledare av kollegorna. De kan alltså hjälpa till att övertala resten av teamet. Lova dem en gratis t-shirt så har du vunnit över dem till din sida direkt!

Karriärmöjligheter – Jag gör som chefen så gör jag inte fel! Tesen är sliten men gäller fortfarande i allra högsta grad: För att få medarbetarna att förändra arbetssätt måste även ledningen gå i fronten och ta till sig nya arbetssätt och verktyg. Om chefen slutar maila och börjar chatta gör alla andra det också. Traditionell metod men fortfarande oerhört verksam!

Lathet – Låt oss vara ärliga! Det som är enkelt blir också gjort. Om mycket arbete läggs på att göra arbetssätten och verktygen lätta att använda kommer de också att användas. Om slutanvändaren uppfattar att ett arbetsmoment blir mer komplicerat än tidigare kommer klagosången nästan direkt: ”Jag vill ha tillbaka mitt Excelark!” Fuska alltså inte med att förenkla processerna och ta bort onödiga funktioner från verktygen ni använder!

Kan verkligen alla i bolaget samarbeta, även med externa?

Genom att välja Microsofts ekosystem öppnas verkligen möjligheterna att samarbeta gränslöst. Säljteamet som historiskt varit inlåsta i CRM-systemet kan med de senaste uppdateringarna enkelt kommunicera med alla i bolaget genom integrationen med Microsoft Teams. Teams öppnar också upp för dialog med externa deltagare på ett ordnat sätt. Separata dialoger och samarbeten kring dokument kan ske med partners, leverantörer och till och med direkt med era kunder. Som vanligt måste vi ha lite ordning och reda kring process och åtkomst men från slutanvändarens perspektiv är det för en gångs skull enkelt att kommunicera och hitta information.

Alla har inte författande i generna men genom att skapa en tydlig men samtidigt dynamisk struktur blir det enkelt att skriva och publicera information till rätt målgrupp. Kanske kan då mottagarna ändå tillslut känna att de får tillräckligt med information?

Skärmavbild 2019-01-09 kl. 14.47.33
Nya molnbaserade CRM-system underlättar inte bara samverkan, de hjälper också medarbetarna att arbeta mer effektivt.
I den här guiden har vi sammanställt 7 steg för att lyckas med implementeringen av ett nytt CRM- system - med samarbete i fokus. Hur kan era avdelningar agera mer synkroniserat för att stärka marknadspositionen ytterligare?
Till guiden
Stefan Hult är Senior Business Analyst och Plattformsspecialist som specialiserar sig på att hjälpa kunder att skapa verksamhetsnytta med hjälp av Microsofts affärs- och produktivitetsplattform
stefan.hult@stratiteq.com

+46 76 644 70 09

 
line

Relaterade blogginlägg:

Sales | 3 minuter att läsa

Samarbete på tvären - alla till alla

I några av bloggposterna i vår serie har vi pekat på möjligheterna som kan frigöras om alla som är en del av säljprocess...

Sales | 3 minuter att läsa

Kunden ÄR den enda säljaren

Vad är det som slutligen stänger en affär? Är det de sista två procenten i rabatt eller är det att du slängde in fria up...

Sales | 3 minuter att läsa

Hur ser säljarens och serviceteknikerns vardag ut om 5 - 10 år?

Stardate 96466.23 som James Kirk hade sagt i Star Trek eller tolfte november 2018 uttryckt på vanlig svenska. Låt oss fö...

Har du några tankar om ämnet?

Berätta för oss.